Zakres obowiązków
Ogólny zakres obowiązków:
1) Kierowanie pracą sekretariatu szkoły.
2) Obsługa administracyjno - biurowa wicedyrektorów, kierownika ośrodka oraz kierownika szkolenia praktycznego.
3) Zapewnienie prawidłowego i sprawnego obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną ośrodka. Prowadzenie rejestru pism wychodzących.
4) Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
5) Prowadzenie rejestru pieczęci.
6) Prowadzenie rejestru dokumentacji przyjmowanej i wydawanej z kasy pancernej.
7) Współpraca z instytucjami wspomagającymi pracę Ośrodka.
8) Prowadzenie dokumentacji uczniów (teczek osobowych), bieżąca aktualizacja i archiwizacja arkuszy ocen, a także dokumentacji dotyczącej egzaminów zewnętrznych wg typów szkół.
9) Prowadzenie ewidencji uczniów, wychowanków i absolwentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
10) Gromadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją uczniów i egzaminami zewnętrznymi, do których przystępują uczniowie po ukończeniu danego etapu edukacyjnego.
11) Przekazywanie danych do OKE, zamawianie zestawów egzaminacyjnych dla uczniów przystępujących do egzaminu zewnętrznego na polecenie dyrektora ośrodka. Prowadzenie dokumentacji.
12) Załatwianie bieżących spraw uczniów, wychowanków i rodziców/opiekunów prawnych w zakresie kompetencji sekretariatu.
13) Wystawianie i wydawanie stosownych zaświadczeń uczniom ośrodka w celu przedłożenia go odnośnym władzom.
14) Prowadzenie rejestru legitymacji szkolnych i legitymacji dla opiekunów, rejestru zaświadczeń, upoważnień i decyzji dyrektora ośrodka.
15) Obsługiwanie obowiązującego w jednostce programu sekretariatu szkół.
16) Prowadzenie bieżącej korespondencji, ewidencji pism przychodzących i wychodzących zgodnie z instrukcją kancelaryjną ośrodka.
17) Przygotowywanie, przepisywanie i kopiowanie pism do instytucji i urzędów zgodnie z poleceniem i akceptacją dyrektora i wicedyrektora ośrodka.
18) Sporządzanie i wydawanie duplikatów i odpisów świadectw oraz innych dokumentów dla uczniów, zgodnie z odrębnymi przepisami.
19) Prowadzenie ewidencji wycieczek przedmiotowych, notowanie faktu wyjścia i przyjścia grup uczniów do szkoły (zgłasza kierownik wycieczki).
20) Archiwizowanie dokumentów, zgodnie z obowiązującą instrukcja archiwizacyjną i rzeczowym wykazem akt.
21) Prowadzenie korespondencji elektronicznej z organem prowadzącym, urzędami, nauczycielami, wychowawcami, rodzicami/opiekunami prawnymi i kontrahentami każdorazowo uzgodnioną z dyrektorem. Obsługa Platformy Internetowej Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy.
22) Sporządzanie sprawozdania oraz wprowadzanie danych do Systemu Informacji Oświatowej dot. K-P SOSW nr 1.
23) Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
24) Odpowiadanie przed wicedyrektorami ośrodka za pełną realizację powierzonych zadań, a w szczególności za: terminowe przygotowywanie i wysyłanie pism, sprawozdań odpowiednie zabezpieczenie kasy pancernej.
Planowana data rozpoczęcia pracy: do uzgodnienia z pracodawcą, najpóźniej od 01.08.2026.
Wymagania
- Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat), ekonomiczne
- Doświadczenie: lata: 3
- Wymagania: Biegła obsługa pakietu MS Office
- Wymagania niezbędne: 1) obywatelstwo polskie; 2) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 3) nieskazanie prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane; z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4) niekaralność za przestępstwa przeciwko: mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe; 5) wykształcenie wyższe ekonomiczne lub pokrewne; 6) co najmniej trzyletni staż pracy w komórkach finansowo-księgowych; 7) nieposzlakowana opinia. Wymagania dodatkowe: 1) mile widziane doświadczenie w pracy w jednostce samorządowej; 2) znajomość przepisów z zakresu prawa oświatowego; 3) umiejętność obsługi komputera i programów biurowych Word i Exel, oraz umiejętność pracy w zintegrowanych systemach informatycznych; mile widziana znajomość programu: Vulcan-Sekretariat; 4) znajomość programu SIO mile widziana; 5) umiejętność sporządzania analiz danych, tworzenia zestawień, planów w oparciu o materiały źródłowe i przewidywane założenia; 6) umiejętność sprawnej organizacji pracy własnej i zespołowej, komunikatywność, dyspozycyjność, samodzielność, odpowiedzialność, bezkonfliktowość, uczciwość, systematyczność.
Warunki pracy
- Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony
- Wymiar etatu: 1
- Zmianowość: jedna zmiana
- Data rozpoczęcia: 01.08.2026